Участие в тендерах: как устроено и что автоматизируется
Участие в тендерах состоит из шести этапов, и четыре из них — механические. Именно на них уходит основное время, и именно они автоматизируются.
Участие в закупках раскрывает цены и стратегию компании, поэтому конкретные истории мы не публикуем. Расскажу о типичных сложностях и о том, что чаще всего мешает выиграть.
Разложу путь целиком. Первое — поиск: обход площадок и просмотр извещений. Второе — отбор: понять по документации, подходит ли закупка. Третье — решение об участии: посчитать экономику и оценить риски. Четвёртое — сборка комплекта документов. Пятое — подача в срок. Шестое — участие в процедуре и подписание. Из этих шести первый, второй, четвёртый и пятый — механические, и на них уходит от половины до трёх четвертей времени.
Третий и шестой этапы автоматизировать нельзя, и я не буду делать вид, что можно. Оценка рисков участия, расчёт цены, решение о демпинге, спорные требования, работа с претензиями — это работа человека с квалификацией, и подменять её моделью опасно. Мой честный ответ: я забираю механику, чтобы ваш специалист занимался тем, за что ему платят.
Что это даёт в цифрах. Специалист по закупкам тратит на просмотр извещений от часа до половины дня. Сборка одного комплекта — несколько часов. Контроль сроков держится на его памяти и календаре. После автоматизации остаётся разбор отобранного, содержательная часть заявки и решения — то есть примерно четверть прежнего времени. При этом растёт число закупок, до которых вы физически успеваете дойти.
Кому подходит участие в закупках
Тендеры подходят не каждому бизнесу. Ниже — кому они приносят деньги и кому приносят убытки.
Кто уже участвует
И хочет успевать рассматривать больше закупок теми же силами.
Кто только начинает
Здесь разложен весь путь по шагам — видно, к чему готовиться.
Не заменяет специалиста
Решения и содержание заявки остаются за человеком с квалификацией.
Что возьмём на себя
Как проходит участие
Разберём порядок участия, чтобы было понятно, что придётся делать и сколько это займёт.
Из чего состоит участие
Что входит в участие
Что проверяем до подачи
Четыре этапа из шести механические
Поиск, отбор, документы и сроки — вот где уходит время. Их и забираем.
Решение и риски — человеку
Оценку участия и цену считает специалист. Модель здесь опасна, и я на это не пойду.
Растёт охват, а не только скорость
Главный эффект — вы успеваете рассмотреть в разы больше закупок теми же силами.
Всё письменно
Что автоматизируем и где граница — фиксируем до начала, чтобы потом не было разных ожиданий.
Как устроено участие
Как оценить выгоду участия — цифры свои
Что получаете
Не обещание побед, а трезвая оценка шансов и корректно оформленные документы.
Ошибки участников
Вот из-за чего участники чаще всего и проигрывают. Обидные вещи, которые легко предусмотреть.
Смотрели площадки раз в неделю
Половина подходящих закупок закрывается до того, как вы их увидели.
Собирали комплект в последний день
Отклонение по формальности обесценивает всю подготовку.
Ждали, что система решит
Оценку рисков и цену считает человек. Это не автоматизируется.
Как начать
Двадцать минут бесплатно: чем занимаетесь и участвовали ли раньше. Скажу честно, есть ли смысл.
Смежные задачи
Эти услуги логично брать вместе — от поиска закупки до подачи заявки.
Вопросы про участие в тендерах
Вы поможете выиграть тендер?
Нет, и никто честно этого не обещает. Я помогу не пропустить подходящие закупки и не потерять заявку на формальностях.
Нужен ли нам свой специалист по закупкам?
Да. Автоматизация усиливает специалиста, но не заменяет его: решения и содержание заявки — его работа.
С чего начать?
С поиска и отбора: это самый дорогой по времени этап и самый простой в автоматизации. Документы подключаем вторым шагом.
Работает для 44-ФЗ и 223-ФЗ одновременно?
Да, но настраивается по-разному: у 223-ФЗ правила задаёт заказчик. Про каждый закон есть отдельная страница.