Системы автоматизации бизнеса
Главный вопрос не «какую систему купить», а «что вы будете делать, когда она не покроет ваш случай». Ответ на него определяет всю дальнейшую стоимость.
Системы автоматизации затрагивают всю внутреннюю кухню компании, поэтому такие проекты закрыты полностью. Расскажу структуру на обезличенном примере при разговоре.
У любой компании есть выбор из трёх путей. Купить готовую систему — быстро, дешевле на старте, но вы живёте по её правилам и платите за каждое рабочее место. Заказать разработку с нуля — дорого и долго, зато под вас. Собрать связку из готовых частей — компромисс, который в малом и среднем бизнесе почти всегда выигрывает: берём то, что уже стоит, добавляем недостающее и соединяем.
Третий путь я и предлагаю в большинстве случаев. У вас уже есть CRM, таблицы, почта, мессенджеры, возможно 1С. Каждая из этих систем неплохо делает своё. Проблема не в них, а в пустоте между ними — там, где данные переносят руками. Заполнить эту пустоту дешевле, чем менять систему целиком, и результат виден через недели, а не через год.
Отдельно скажу про то, чего делать не надо. Не надо покупать систему «на вырост», рассчитывая на масштаб, до которого вы дойдёте через три года: половина функций не понадобится, а платить за них придётся сразу. Не надо и внедрять систему для отчётности перед собственником — такие проекты умирают в первые месяцы, потому что ими никто не пользуется по своей воле.
Каким компаниям подходит
Строить систему целиком нужно не всем. Ниже — когда это оправдано и когда лучше закрыть один участок.
Тем, кто выбирает систему
Здесь честное сравнение трёх путей: купить готовое, заказать разработку или собрать связку.
Компаниям с зоопарком систем
CRM, таблицы, 1С и почта живут отдельно, а данные между ними носят руками.
Не нужно при одной системе
Если всё уже в одной программе и она устраивает — автоматизировать нечего, и я так скажу.
Что изменится в отделах
Как работают такие системы
Разберём на примерах, из каких блоков собирается система и что меняется для сотрудников.
Из чего собирается система
Что входит в систему
С чего начинается построение
Готовое против своего
Готовая система дешевле на старте и дороже в долгую, если ваш случай не типовой. Считаем оба варианта на цифрах.
Пользоваться будут люди
Система, неудобная исполнителям, будет обойдена. Внедрение начинается с их рабочего дня, а не с презентации.
Не покупать на вырост
Функции «пригодятся потом» оплачиваются сейчас, а до «потом» доходит меньше половины компаний.
Один источник правды
Пока справочники расходятся, любая система будет показывать три разные цифры. Порядок наводим до внедрения.
Как строим систему
Как посчитать эффект по компании — цифры свои
Что остаётся у компании
Не общая платформа на все случаи, а связка под ваши процессы, которую можно разобрать по частям.
Ошибки при построении
Здесь такие проекты чаще всего и разваливаются. Особенно если пытаться сделать всё сразу.
Купили на вырост
Функции «пригодятся потом» оплачиваются сейчас. До «потом» доходит меньше половины компаний.
Внедряли сверху
Система, неудобная исполнителям, будет обойдена. Начинать надо с их рабочего дня.
Не навели порядок в данных
Пока справочники расходятся, любая система показывает три разные цифры.
Как начать
Первый шаг — бесплатный разбор: полчаса о том, как устроена работа. Дальше получите план по этапам.
Смежные задачи
Эти задачи обычно входят в состав системы или идут следом за ней.
Вопросы про системы автоматизации
Нам нужна CRM или достаточно таблиц?
Зависит от числа обращений и людей. До двух менеджеров и небольшого потока таблица с автозаполнением часто работает лучше, чем неведомая CRM.
Можно ли обойтись без замены систем?
В большинстве случаев да, и это дешевле. Менять систему стоит, когда она физически не умеет того, что нужно каждый день.
Сколько занимает внедрение?
Связка на существующих системах — недели. Полная замена системы с переносом данных — месяцы. Срок называю после разбора.
Что делать с накопленными данными?
Переносим или оставляем в архиве с доступом. Терять историю нельзя: по ней считается всё, от сезонности до эффективности рекламы.